皆様は日々の業務で効率を意識していますか？
このページに辿り着いたということは、日々の業務でパソコンを使っていると思いますが、パソコンでの業務も効率よくしたいですよね。
このページでは、パソコンでの業務効率化で代表的な手段である「ショートカットキー」をご紹介します。

ショートカットキーとは、キーボード上のキーの組み合わせだけでパソコンを効率よく操作できる機能で、マウスだと2～4回操作が必要な場合でも、ショートカットキーなら1回だけで操作できます。
例えば、マウスだと約5秒かかる作業が、ショートカットキーなら約0.5秒になるとして、1時間に10回使うとすると、1日（8時間）で約6分短縮でき【{(5-0.5)×10}×8=360秒=6分】、これが積み重なると1年間で約24時間も時間短縮になるんです。
使いこなせる数が増えるほど、短縮できる時間も増えるので、より大きな時間短縮になりますよね。

このように、効率的な作業のためにショートカットキーを覚えることは重要ですが、エクセルのショートカットキーは200個以上あり、すべて覚えることは大変なので、今回はどんな業務でも使えて、使用頻度が高いショートカットキーから5つ選びました。
今回紹介する5つだけでも業務効率は変わるので、これを機にショートカットキーを覚えましょう。

作業中のファイルを保存

ファイルを保存したいときに、わざわざ画面上の「ファイル」や「上書き保存」で保存していませんか？

保存したいときに使ってほしいショートカットキーは「Ctrl」と「S」です。
キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「S」キーを押すだけで、ファイルを保存できます。

また、エクセルに限ったことではなく、ファイルを保存していないのに閉じてしまい、せっかく作業した内容が消えてしまった悲しい経験はないですか？

このショートカットキーを覚えて、こまめに保存する癖を付けておくと、ファイルを保存していないのに突然パソコンの電源が落ちる、等の不測の事態が起きても被害は最小限で済みます。

もちろん作業終了時には忘れずに保存しましょう。

選択した内容をコピー

入力済みの内容を別の箇所で使いたいときに、同じ内容を何度も入力していませんか？

例えば、紙に文章を書いたとして、それと同じものが複数必要なときは、何度も書くよりプリンターで印刷したほうが早いですよね。

これはエクセルでも同じで、そんなときはショートカットキーを2つ使うのですが、まずは「Ctrl」と「C」です。
コピーしたい内容を選択して、キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押すと、選択した内容をパソコンが一時的に記憶します。

記憶した内容は、次に紹介するショートカットキーで使えます。

コピーした内容を貼り付け（ペースト）

早速「Ctrl」と「C」でコピーした内容を使いましょう。

今回使うショートカットキーは「Ctrl」と「V」です。
コピーした内容を使いたい場所を選択して、キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと、同じ内容を何度も入力しなくて済みます。

入力済みの内容を使いまわすときのショートカットキーは「C」と右隣の「V」で、「コピー」と「貼り付け（ペースト）」のセットで覚えてください。
一連の動作を略して「コピペ」といいます。

直前の操作をもとに戻す

エクセルの操作に慣れないうちは、文章を書いているときに間違えて文字を消してしまったり、コピペで間違えた場所に貼り付けてしまったりして、「あ、操作間違えた！」と思う場面が多々あると思いますが、心配不要です。（コピペ覚えていますか？）

そんなときは「Ctrl」と「Z」のショートカットキーを使ってください。
キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと、直前の操作をもとに戻せます。

でも、「”直前の操作”しか戻せないのか……」と不安に思いませんでしたか？
これも心配不要で、「Ctrl」と「Z」を連続して押せば基本的には”100個前の操作”まで戻れるので、大抵の場合はもとに戻せると思います。

初心者の頃は間違えが多いかもしれませんが、簡単にもとに戻せるのでトライ＆エラーを繰り返して、エクセルの操作に慣れていきましょう。

もとに戻した操作をやり直す

最後1つです。

さきほど紹介した「Ctrl」と「Z」を連続して押していると、つい戻し過ぎてしまうことがあるのですが、戻し過ぎた内容を再入力する必要はありません。

戻し過ぎたときは「Ctrl」と「Y」のショートカットキーを使ってください。
キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「Y」キーを押せば、「Ctrl」と「Z」で戻し過ぎた操作をもとに戻せます。

もとに戻すショートカットキーの「Z」と、戻り過ぎてしまったときの「Y」で、これもセットで覚えてください。

 

以上が、エクセル初心者がまずは覚えたい基本のショートカットキー5選です。
今回の5つは業務で頻繁に使用するので、覚えておくと効率的に作業を進めることができます。
最初は難しいかもしれませんが、使ってみるとすぐ慣れると思うので、少しずつチャレンジしてみてください！

余談ですが、冒頭で触れた「業務効率」を向上させる方法に「アウトソーシングの活用」があります。
例えば日々の業務で、専門外の内容が少なからずあると思いますが、その内容を専門とする企業に依頼することで、専門外業務にかかる時間が短縮できて質も高くなるので、業務効率は向上すると思います。

弊社は資料作成・リサーチ・データ収集、SNS話題量調査、各種レポート作成やサイト/LP校正など、クライアント様のニーズに合わせて幅広く業務代行させていただいております。
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