今回のトピックは「ファイル共有時の最後のひと手間」です。

従来メールに加え、社内サーバ・NAS・クラウドストレージ等テクノロジーの進歩と共にデータの共有方法は便利かつバラエティに富んできました。
しかし、便利になったがゆえに共有時にファイルのあり方を簡素にしてしまいがちだという人は少なくないかもしれません。
便利になったからこそ、今一度ファイルのあり方を見直し、見えにくいところへのケアを意識することが必要だと考えています。
今回はぜひとも意識していただきたいファイル共有時の最後のひと手間をご紹介します。

ファイル共有時の最後のひと手間

1.確認できる場所を開いて保存する

エクセルファイルは最後に保存したシートが開く仕様のため、シートが複数ある場合は無用な混乱を避けるため最初に見せたいシートを開いてから上書き保存をしましょう。

不要なシートを削除することも大切です。
併せて、アクティブセルも分かりやすい場所に置いておくのがちょっとした優しさです。

2.印刷範囲、改ページを解除する

印刷できる領域はプリンターによって異なり、相手のプリンターでは指定してある印刷範囲が1枚に収まらないことがよくあります。

印刷範囲や改ページ指定を解除しておけば、無用な混乱を回避することができます。

3.ファイルのプロパティ情報に気をつける

Office文書には、「作成者」「会社名」「元となったファイルの名前」などの情報がユーザーの意図しないところでプロパティに記録されていますが、このことを知らない人は結構いらっしゃいます。

プロパティを見ないと気が付かないため、知らないまま放置していると、別のクライアント名、ブランド名が入っているのを見られてしまい、不要なトラブルになる可能性があります。過去のファイルを流用する場合は必ずプロパティの更新をすることを習慣にしてください。プロパティは次の方法で変更することができます。

4.メール添付なら容量を確認する

ファイルをメールに添付して送信する際は、容量に注意しましょう。
プロバイダーによって送信容量、受信容量の上限が異なるため、あまりに大きなサイズになると送受信ができないことや受信に多くの時間がかかり相手の仕事の手を止めてしまう可能性があります。
特に画像を入れたファイルは要注意です。容量過多はパワーポイントの共有時に頻繁に起こりますが、多くの場合は画像の圧縮でファイルを軽くすることで解決します。画像の圧縮については次の方法を参考にしてください。

 

今回はファイル共有時の最後のひと手間をご紹介いたしました。

資料作成では読み手にとって理解しやすい表現を心がけることが重要ですが、ファイルのあり方を受け手の立場で考えることも重要なタスクだと思います。

クライアントに提出するデータのファイル形式がバラバラで把握しにくかったり重くてなかなか開かなかったり・・・、そんな負担を与えてしまうことで心証が悪くなっては大変です。
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