休暇や出張、急な病欠のとき、メールやチャットで自動返信を設定をされている方も多いのではないでしょうか？

その際、日本語のみ設定されているケースも少なくないと思いますが、海外の方とやり取りされる方は特に、英語を併記しておくと、相手に安心感を与え、よりスムーズなコミュニケーションに繋がります。

そこで今回は、すぐに使える定番テンプレートを7つご紹介いたします。
既に英語で設定されている方も、「このパターンは用意してなかった」というものがあるかもしれません。
ぜひ本メールを保存して、必要なときにコピペでご活用ください！

自動返信

1, 出張中（Business Trip）

Thank you for your email.
I am currently on a business trip with limited access to email.
I will reply after I return on [YYYY/MM/DD].

メールありがとうございます。
現在出張中のため、メールの確認が制限されています。
[YYYY/MM/DD] に戻り次第、ご返信いたします。

2, 休暇中（On Leave）

Thank you for your email.
I am currently on vacation with limited access to email.
I will reply after I return on [YYYY/MM/DD].

メールありがとうございます。
現在休暇中のため、メールの確認が制限されています。
[YYYY/MM/DD] に戻り次第、ご返信いたします。

3, 不在時の代替連絡先（Alternative Contact）

Thank you for your email.
I am currently out of the office.
For urgent matters, please contact 代替担当者名 at その方のメールアドレス.

メールありがとうございます。
現在不在にしております。
お急ぎの件につきましては、[担当者名]（[メールアドレス]）までご連絡ください。

4, メール受領確認（Acknowledgement）

Thank you for your email.
I have received your message and will review it shortly.
I will get back to you if further information is needed.

メールありがとうございます。
内容を受領し、確認いたします。
追加情報が必要な場合は、改めてご連絡いたします。

（おまけ）自動返信＋お役立ち例文まとめ

自動返信の基本フレーズに加えて、実務でよく使われる「担当変更」や「異動のお知らせ」などの英語表現も押さえておくと便利です。

ここでは、そのまま使えるシンプルな例文をご紹介します。

1, 部署移動（Department Transfer）

Thank you for your message.
I have recently transferred to the 自身の新しい部署名.
I will continue to support you from my new role.

ご連絡ありがとうございます。
この度、[新しい部署名]へ異動いたしました。
新しい役割から引き続きサポートさせていただきます。

2, 担当者変更（Change of Contact Person）

Thank you for your continued support.
Please note that your new point of contact will be 変更後担当者名.
They will be happy to assist you going forward.

平素よりお世話になっております。
今後の担当者は[変更後担当者名]となります。
以降の対応は同担当者が承ります。

3, 長期休暇のお知らせ（Extended Leave）

Thank you for your message.
I will be on extended leave from [開始日] to [終了日].
During this period, I will have limited access to email.
For urgent matters, please contact [代替担当者名] at [メールアドレス].

ご連絡ありがとうございます。
[開始日]から[終了日]まで長期休暇をいただいております。
期間中はメールの確認が制限されます。
お急ぎの場合は、[代替担当者名]（[メールアドレス]）までご連絡ください。

 

自動返信の基本例文および関連するビジネス連絡表現をご紹介いたしました。
皆様の日々の業務での一助となりましたら幸いです。

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